Quando queremos ou precisamos monitorar um processo na organização por meio de indicadores não basta sentar em frente à uma folha de papel e começar a rabiscar. Precisamos seguir alguns passos para conseguirmos o resultado final esperado. Precisamos de um planejamento calmo e objetivo.
Tenha paciência na construção de cada indicador.
Se você for conversar com um gestor e ele te solicitar a construção de muitos indicadores pare e pense. Segundo Fávero (2017), sugere-se no máximo nove indicadores para gestores em cargos de diretoria e, para gestores em cargos gerenciais se recomenda um máximo de sete indicadores e, para cargos operacionais, como supervisores e líderes, não mais que cinco indicadores. Segundo ele, neste caso, menos vale mais.
FRANCISCHINI; FRANCISCHINI, citando o professor de Harvard, Robert Simon, diz que o número máximo de indicadores que um gestor poderá ter é a quantidade que ele possa lembrar de cabeça. Diz ainda que não se deve ter mais de sete indicadores para cada membro da equipe.
Independente da quantidade de indicadores necessários para o monitoramento do processo, devemos executar o planejamento inicial de nossas atividades.
Temos duas maneiras de gerar necessidade de desenvolvimento de indicadores:
- Identificação de necessidade de indicadores;
- Solicitação de indicadores;
Ótimo, agora vamos para os 6 passos para a confecção de indicadores no KPI Software:
- 1. Planilha de Levantamento de Indicadores (Levantamento dos Requisitos)
- 2. Esboço e Aprovação do Solicitante (Modelagem Simples)
- 3. Estruturação do Indicador (Modelagem Completa)
- 4. Construção, confecção e/ou desenvolvimento
- 5. Apresentação
- 6. Ajustes, melhorias e adaptações
Precisamos entender o que o gestor quer e precisa monitorar.
Para isto, desenvolvemos uma planilha que auxilia o consultor na interpretação da necessidade e como estas informações irão se transformar em um indicador.
1. Planilha de Levantamento de Indicadores
(Levantamento dos Requisitos)
Abaixo segue um exemplo da planilha:
2. Esboço e Aprovação do Solicitante
(Modelagem Simples)
Elabora-se um esboço para que o solicitante aprove. Este esboço poderá ser à mão. O intúito é o solicitante entender como sua informação será apresentada.
Exemplo:
3. Estruturação do Indicador
(Modelagem Completa)
Na fase de estruturação precisamos saber onde a informação se encontra.
As vezes a informação que precisamos não está tão fácil de ser adquirida. Existem algumas bases de dados com definição de tabelas um pouco complexa e nada intuitiva. Para isto, iremos fazer algumas considerações nesta fase:
- Considerando que possuímos conhecimento da estrutura de tabelas e campos da base de dados do cliente;
- Considerando que conhecemos alguém que conhece da estrutura de tabelas e campos da base de dados do cliente;
- Considerando que iremos desvendar a base de dados e os campos da base de dados do cliente; (Etapa complexa e demorada)
Caso não tenhamos estas considerações resolvidas, não podemos seguir em frente com o projeto.
Já sabendo onde a informação se encontra, precisamos elaborar como iremos criar nossa consulta na fonte de dados.
Podemos criar uma regra para cada indicador, podemos utilizar um conceito de funções, podemos utilizar regras recursivas, etc. Existem muitas maneiras de se resolver o problema nesta fase do projeto.
Para cada caso, teremos de analisar a melhor atuação.
4. Construção, confecção e/ou desenvolvimento
Nesta etapa iremos:
- Criar a regra no ambiente Regra do KPI Software
- Verificar se existe Modelo já criado, caso não, criar
- Criar o indicador sob o modelo definido
- Preencher as propriedades do indicador
- Preencher as propriedades dos componentes
- Criar o Dashboard e preencher as propriedades do dashboard, caso seja necessário a criação de um dashboard
- Adicionar o indicador no Dashboard
- Compartilhar o Dashboard, caso necessário.
5. Apresentação
Informe ao usuário sobre o indicador criado para que ele possa iniciar a validação.
É muito importarte o processo de validação para que não possa ocorrer problemas do tipo:
- Eu disse que estava errado!
- Ele fez o indicador errado!
- Não foi isto que eu pedi!
- etc.
Agende uma apresentação para a explicação do funcionamento do indicador.
6. Ajustes, melhorias e adaptações
Ajuste, melhorias e adaptações ocorrerão e lembre-se de sempre buscar a validação do usuário. De preferência com comprovação por e-mail.
Até a próxima!